Las facturas, tanto las que emites como las que recibes, se guardan como mínimo cuatro años por Hacienda y seis años por el Código de Comercio si eres empresario. En algunos casos, más. Se pueden guardar en digital, pero tirar el papel solo es seguro si lo has digitalizado con las garantías que pide la ley.
Los plazos, de un vistazo
| Norma | Plazo | Desde cuándo |
|---|---|---|
| Hacienda (Ley General Tributaria y Reglamento de facturación) | 4 años | Desde que acaba el plazo para presentar la declaración del impuesto en el que cuenta la factura |
| Código de Comercio (empresarios y sociedades) | 6 años | Desde el último asiento de los libros de ese ejercicio |
| Bases negativas o deducciones que se aplican más tarde | Hasta 10 años | Las facturas que las justifican se guardan mientras puedan comprobarse |
En la práctica, para una empresa o un autónomo con actividad empresarial, la regla segura es seis años, y más si arrastras bases negativas o deducciones pendientes.
Por qué cuatro años para Hacienda
Es el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria (artículo 66): durante cuatro años Hacienda puede revisar tus declaraciones y te puede pedir las facturas que las justifican. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) obliga a conservar durante ese tiempo las facturas emitidas, las recibidas y los justificantes de las operaciones.
Ojo: los cuatro años no empiezan con la fecha de la factura, sino cuando termina el plazo para presentar la declaración. Una factura de marzo de 2026 que va en el IVA del primer trimestre empieza a contar en abril de 2026; para el Impuesto sobre Sociedades de ese año, a partir de finales de julio de 2027.
Por qué seis años si eres empresario
El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar los libros, la correspondencia y los justificantes de su negocio durante seis años desde el último asiento. Las facturas son justificantes, así que les aplica.
¿Puedo guardarlas solo en digital?
Depende de cómo te llegaron:
- Facturas electrónicas (un PDF por email, una factura de una plataforma): se guardan tal cual, en digital. No hace falta imprimirlas.
- Facturas en papel: puedes escanearlas para trabajar con ellas, pero para destruir el original la copia tiene que hacerse con un software de digitalización certificada homologado por la Agencia Tributaria. Si no, guarda el papel.
Sea como sea, el sistema que uses tiene que garantizar tres cosas durante todo el plazo:
- Legibilidad: que la factura se pueda leer entera.
- Autenticidad del origen: que se sepa quién la emitió.
- Integridad: que no se haya modificado.
Qué pasa si no las tienes
Si en una comprobación no puedes enseñar una factura recibida, Hacienda puede no aceptar el gasto ni el IVA soportado que te dedujiste, y reclamarte la diferencia con intereses y, en su caso, una sanción. No conservar facturas o justificantes es, además, una infracción tributaria propia.
Cómo tenerlas ordenadas y a mano
Lo que más tiempo quita no es guardarlas, sino encontrarlas y pasarlas a la contabilidad. Con Facturación IA de Synkro subes la foto o el PDF de cada factura recibida, la IA lee proveedor, fecha, bases, IVA y retenciones, y el archivo original queda guardado junto a sus datos, ordenado en carpetas y por proveedor. Después lo exportas a ContaPlus, ContaSOL, Sage 50, Holded o Excel. Synkro no es un software de digitalización certificada: si una factura te llegó en papel, guarda también el original.
Preguntas rápidas
¿Las facturas simplificadas (tickets) también se guardan?
Sí, con los mismos plazos. Si quieres deducir el IVA de un gasto, en general necesitas una factura completa a tu nombre.
¿Y si cierro la empresa?
Los plazos siguen corriendo. El Código de Comercio obliga a quien liquida la sociedad a conservar la documentación durante esos seis años.
¿Un PDF escaneado con el móvil vale como factura original?
Sirve para trabajar y para la contabilidad, pero si el original era en papel y lo tiras sin digitalización certificada, en una inspección podrías tener problemas para justificarlo.
Este artículo es informativo y no sustituye el consejo de tu asesor. Lo revisamos cuando cambia la normativa.