A día de hoy (finales de octubre de 2026) el fichaje únicamente digital todavía no es obligatorio: el real decreto que lo exige no se ha aprobado ni publicado en el BOE. Lo que sí es obligatorio desde 2019 es registrar cada día la jornada de cada trabajador, y eso se sigue sancionando.
Qué es el fichaje digital obligatorio
El Ministerio de Trabajo prepara un real decreto que cambia cómo se lleva el registro de jornada. No crea la obligación de fichar, que existe desde mayo de 2019 (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), sino que exige que el registro sea digital y que la Inspección de Trabajo pueda consultarlo a distancia. Con el texto que se conoce, el papel y las hojas de cálculo que se pueden retocar dejarían de valer.
Cuándo entra en vigor
Todavía no hay fecha. Para que sea obligatorio, el Consejo de Ministros tiene que aprobarlo y después publicarse en el BOE. Según el borrador, entraría en vigor a los 20 días de su publicación, aunque se está negociando un plazo de adaptación más largo para las pymes: el Ministerio de Economía ha propuesto un año y Trabajo, unos seis meses.
Así ha ido la tramitación:
| Fecha | Qué pasó |
|---|---|
| Septiembre de 2025 | El Gobierno separa el registro digital de la reducción de jornada (que el Congreso rechazó) y decide tramitarlo como real decreto, por vía urgente. |
| Octubre de 2025 | Audiencia pública: empresas, asociaciones y sindicatos presentan sus alegaciones. |
| Marzo de 2026 | El Consejo de Estado emite un dictamen desfavorable (no vinculante): pide revisar el coste para las pymes, la protección de datos y qué parte debería ir en una ley. |
| Julio a octubre de 2026 | Trabajo y Economía negocian los cambios. La aprobación se anuncia para septiembre y después para octubre, pero a finales de octubre aún no ha llegado. |
Qué cambiaría
Según el borrador conocido, que todavía puede cambiar:
- Registro por medios digitales: una aplicación, un programa o un terminal. Nada de papel ni de Excel.
- Que no se pueda manipular: cada cambio tiene que quedar registrado, con quién lo hizo y cuándo.
- Más datos: además de la entrada y la salida, las pausas y las horas extra, y cómo se compensa cada una (pagada o con descanso).
- Acceso a distancia para la Inspección de Trabajo, sin que la empresa tenga que preparar nada.
- Acceso de cada trabajador a sus registros, y de sus representantes en los términos que fije el texto final.
- Se mantiene la obligación de conservar los registros cuatro años.
Sobre las multas, el texto que se conoce plantea que se calculen por cada trabajador afectado y no por empresa. Hoy, no llevar bien el registro ya es una infracción grave de 751 € a 7.500 €.
Qué hacer mientras tanto
- Cumple ya el registro actual. Es obligatorio desde 2019 y la Inspección lo revisa a menudo. Si quieres repasar qué exige, lo tienes en nuestra guía del registro de jornada.
- Si fichas en papel o en Excel, cambia con tiempo. Si el decreto sale con solo 20 días de margen, no da para elegir sistema, dar de alta a la plantilla y acostumbrarse.
- Elige un sistema que ya cumpla lo que pide el borrador: registros que no se puedan tocar sin dejar rastro, pausas y horas extra, acceso para la Inspección y para cada empleado.
- Habla con la representación de los trabajadores, si la hay. La forma de registrar la jornada se decide por convenio, acuerdo o consulta con ellos.
El control horario de Synkro ya funciona así: se ficha desde el móvil con ubicación GPS, cada registro queda sellado con una huella SHA-256 encadenada a la anterior, se registran las pausas, cada empleado ve sus propias horas y puedes dar a la Inspección un acceso con código y clave para que consulte los registros por su cuenta. Se guarda cuatro años y cuesta desde 2,83 € por empleado y mes, IVA incluido. Si el texto final cambia algo, lo adaptamos.
Preguntas rápidas
¿Ya me pueden multar por fichar en papel?
No por usar papel: hoy la ley no exige un sistema concreto. Sí te pueden multar si el registro no existe, está incompleto o no es fiable.
¿Afectará también a las empresas pequeñas?
Sí. El registro de jornada obliga a todas las empresas con trabajadores, tengan uno o cien. Lo que se discute es si las pymes tendrán más plazo para adaptarse.
¿Dónde puedo comprobar si ya se ha aprobado?
En las referencias del Consejo de Ministros (lamoncloa.gob.es) y en el BOE. Cuando se publique, actualizaremos este artículo.
Este artículo es informativo y no sustituye el consejo de tu asesor. Lo revisamos cuando cambia la normativa.