Desde el 12 de mayo de 2019 todas las empresas de España están obligadas a registrar cada día a qué hora empieza y a qué hora acaba la jornada de cada persona. No depende del tamaño de la empresa ni del tipo de contrato, y los registros se tienen que poder enseñar durante cuatro años.
Qué dice la ley
La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que añadió el Real Decreto-ley 8/2019. Dice, en resumen, tres cosas:
- La empresa garantiza el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y de final de cada persona trabajadora.
- Cómo se organiza el registro se decide por convenio colectivo o acuerdo de empresa. Si no lo hay, lo decide la empresa después de consultar a la representación de los trabajadores.
- Los registros se conservan cuatro años y tienen que estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
El Tribunal de Justicia de la Unión Europea añadió en mayo de 2019 (asunto C-55/18) que el sistema tiene que ser objetivo, fiable y accesible. Es decir: no vale cualquier hoja que se pueda rellenar o retocar a final de mes.
A quién obliga
A todas las empresas, también a las que tienen un solo empleado, y a todas las personas con contrato laboral: jornada completa, parcial, fijos discontinuos, quienes teletrabajan o quienes pasan el día fuera de la oficina. Hay muy pocas excepciones, como el personal de alta dirección, y los autónomos sin trabajadores no tienen que registrar su propia jornada.
En los contratos a tiempo parcial el registro ya era obligatorio antes de 2019, y además hay que entregar a cada trabajador el resumen mensual de sus horas junto con la nómina.
Qué hay que registrar
Como mínimo, por cada persona y cada día:
- Hora de entrada y hora de salida.
- Si hay pausas que no cuentan como trabajo (por ejemplo, la comida), conviene registrarlas: si no, el registro dirá que alguien ha trabajado más horas de las reales.
- Las horas extraordinarias, que ya había que registrar día a día y que se suman en el resumen de cada periodo.
La ley no impone un sistema concreto: puede ser papel, una hoja de cálculo o una aplicación. Pero el registro tiene que reflejar la realidad, no poder cambiarse después sin dejar rastro y poder consultarse en cualquier momento. Ahí es donde el papel y el Excel suelen fallar.
Cuánto tiempo hay que guardarlo
Cuatro años. Durante ese tiempo los registros tienen que estar disponibles para la Inspección de Trabajo, para los propios trabajadores y para sus representantes. Si un día te piden los fichajes de hace dos años, tienes que poder enseñarlos.
Qué pasa si no se cumple
No llevar el registro, o llevarlo mal, es una infracción grave en materia de tiempo de trabajo según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). La multa va de 751 € a 7.500 € por infracción, según su gravedad.
Además, si hay un conflicto por horas extra o por un despido, el registro es la principal prueba de la empresa. Sin registro fiable, es mucho más difícil defenderse.
Cómo cumplirlo sin complicarte
Lo que funciona mejor en una pyme:
- Fichar desde el móvil, al llegar y al irse, sin tener que instalar nada. Si fichar cuesta más de un toque, la gente se olvida.
- Que nadie pueda retocar un registro sin que quede constancia, ni el empleado ni la empresa.
- Avisos de olvidos, para corregirlos el mismo día y no a final de mes.
- Informes por periodo listos para enseñar en una inspección o mandar a la gestoría.
Es justo lo que hace el control horario de Synkro: tus empleados fichan desde el móvil con la ubicación GPS, cada registro queda sellado con una huella SHA-256 encadenada a la anterior (si alguien cambia una hora, se nota), se guarda cuatro años y sacas el informe en PDF o Excel en un clic. Cuesta desde 2,83 € por empleado y mes, con IVA incluido, y puedes probarlo 7 días sin tarjeta.
Preguntas rápidas
¿Vale un registro en papel o en Excel?
La ley no lo prohíbe, pero tiene que ser fiable y no manipulable. Con papel o con una hoja de cálculo es difícil demostrar que nadie ha cambiado nada después.
¿Los empleados pueden ver su registro?
Sí, tienen derecho a consultarlo. En Synkro cada empleado ve sus jornadas y sus horas por semana y por mes.
¿Tengo que fichar yo si soy autónomo sin trabajadores?
No. La obligación es de la empresa respecto a sus trabajadores por cuenta ajena.
Este artículo es informativo y no sustituye el consejo de tu asesor. Lo revisamos cuando cambia la normativa.