El registro de jornada es de lo primero que mira la Inspección de Trabajo, y también de lo más fácil de tener en regla. Si sabes qué te van a pedir y lo tienes a mano, una inspección se queda en un trámite.
Cómo empieza una inspección
Por lo general, de una de estas tres formas:
- Visita sin avisar al centro de trabajo. El inspector puede pedir ver el registro en ese momento y hablar con la plantilla.
- Requerimiento de documentación: te citan para que lleves o envíes ciertos documentos en una fecha concreta.
- Comprobación por medios electrónicos, a partir de los datos que ya tiene la Administración.
El origen puede ser una campaña de la propia Inspección o una denuncia, muchas veces de un trabajador o extrabajador que reclama horas extra.
Qué suelen pedir
- El registro diario de jornada de toda la plantilla de un periodo, a veces de meses o años atrás (se guarda cuatro años).
- Los horarios y cuadrantes y el calendario laboral.
- En contratos a tiempo parcial, el registro y los resúmenes mensuales entregados con la nómina.
- El registro y el pago de las horas extraordinarias.
- Cómo se organizó el sistema de registro: el acuerdo o la consulta a la representación de los trabajadores.
Los errores que más se sancionan
- No tener registro, o tenerlo solo de algunas personas.
- Registros rellenados después: hojas idénticas día tras día, todas con las 9:00 y las 18:00 exactas. Al inspector le salta a la vista.
- Registros que se pueden modificar sin dejar rastro, como una hoja de cálculo que cualquiera puede editar.
- No poder enseñarlo cuando lo piden, porque está en papel en otra oficina o lo tiene la gestoría.
- Que no coincida con la realidad: el registro dice ocho horas y la plantilla cuenta otra cosa.
No llevar bien el registro es una infracción grave de la LISOS, con multas de 751 € a 7.500 € por infracción. Y si el registro no es fiable, cualquier reclamación de horas extra se complica mucho para la empresa.
Lista para tenerlo todo listo
- Todas las personas con contrato laboral fichan, también a tiempo parcial y en teletrabajo.
- Cada día tiene hora de entrada y de salida, y las pausas si no cuentan como trabajo.
- Los olvidos se corrigen el mismo día, no a final de mes.
- Nadie puede cambiar un registro sin que quede constancia.
- Puedes sacar el registro de cualquier periodo de los últimos cuatro años en minutos.
- Las horas extra quedan registradas y cuadran con las nóminas.
- Los trabajadores pueden consultar su propio registro.
Cómo te ayuda Synkro el día de la inspección
Con el control horario de Synkro, el registro de toda la plantilla está en un mismo sitio y al día:
- Informe en PDF o Excel del periodo que te pidan, por empleado, por centro o de toda la empresa, en un clic.
- Acceso temporal para el inspector: creas un código y una clave con fecha de caducidad, eliges qué periodo y qué empleados compartir, y el inspector lo consulta por su cuenta.
- Registros sellados con una huella SHA-256 encadenada: si alguien cambia una hora, la cadena lo delata. Es la mejor prueba de que el registro no se ha retocado.
- Panel gratuito para tu gestoría, para que también lo tenga a mano.
Si te preocupa que el registro de tu empresa no esté a la altura, lee también qué exige exactamente la ley del registro de jornada.
Este artículo es informativo y no sustituye el consejo de tu asesor. Lo revisamos cuando cambia la normativa.