Pasar a mano las facturas de proveedor al programa contable es de las tareas más lentas de una pyme o una gestoría: proveedor, CIF, fecha, base, IVA, retención… y vuelta a empezar con la siguiente. Casi todos los programas permiten importar esos datos desde un archivo. El truco está en generar ese archivo sin teclearlo.
Qué necesita tu programa para importar una factura
Para el programa contable, una factura recibida es un asiento: varias líneas que, sumadas, cuadran. En una compra normal con IVA al 21 % sería algo así:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 600 / 62x | Compra o gasto (la base) | 1.000,00 | |
| 472 | IVA soportado | 210,00 | |
| 400 | Proveedor (el total) | 1.210,00 |
Si la factura lleva retención de IRPF (por ejemplo, la de un profesional), aparece una línea más en la 4751 y el proveedor recibe el total menos la retención. Para montar ese asiento hacen falta los datos de la factura y saber a qué cuentas va cada proveedor. Cada programa, además, quiere el archivo en su propio formato.
El formato que pide cada programa
- NCS Contabilidad: un CSV separado por punto y coma.
- ContaPlus (Sage): los ficheros de diario (XDiario) y de subcuentas (XSubCta) que define el «Protocolo de comunicación de programas de gestión con ContaPlus».
- ContaSOL (Software DELSOL): varios ficheros, de cuentas, de apuntes y de IVA soportado y repercutido, según sus instrucciones de importación.
- Sage 50: un Excel para su complemento de importación de facturas en asientos.
- Holded: su plantilla de importación de asientos en Excel.
- A3 y otros: casi todos aceptan un libro registro de facturas recibidas en Excel con sus asientos.
Hacer estos archivos a mano no tiene sentido: cuesta lo mismo que teclear las facturas. Lo que ahorra tiempo es que algo lea las facturas y genere el archivo solo.
Paso a paso con Synkro
- Sube las facturas tal como te llegan: PDF, JPG o PNG, de una en una o todas las del mes. Si un PDF trae varias facturas, se separan solas y se descartan las páginas que no son facturas.
- La IA lee cada factura: proveedor, CIF, número, fechas, bases, IVA desglosado, IRPF y vencimientos. Cada dato aparece enlazado a su recuadro en el documento original, para que lo compruebes de un vistazo.
- Revisa y corrige lo que haga falta. Tú tienes la última palabra en cada campo.
- Configura una vez las cuentas de cada proveedor (su cuenta de proveedor y la de gasto). Las siguientes facturas de ese proveedor ya se enlazan solas por su CIF o su nombre.
- Elige tu programa y exporta. Synkro monta el asiento de cada factura, comprueba que cuadra y te da el archivo en el formato de ese programa.
- Impórtalo desde la opción de importación de tu programa contable.
Facturas que se suelen atascar
- Intracomunitarias e inversión del sujeto pasivo: llegan sin IVA y hay que autorrepercutirlo. Si el proveedor está configurado como intracomunitario o la IA clasifica así la factura, el asiento lo incluye.
- Facturas con retención: la IA extrae el IRPF y el asiento lo lleva a su cuenta.
- Duplicados: si subes dos veces la misma factura, te avisa antes de que la cuentes doble.
- Fotos torcidas o del revés: puedes girarlas en el visor antes de revisarlas.
Cuánto se tarda
Lo que más tiempo lleva es la primera vez, al configurar las cuentas de tus proveedores habituales. A partir de ahí, el trabajo es subir, echar un vistazo y exportar. Puedes probarlo con 10 facturas gratis al crear la cuenta, sin tarjeta. La IA procesa los documentos en centros de datos de la Unión Europea.
Este artículo es informativo y no sustituye el consejo de tu asesor. Lo revisamos cuando cambia la normativa.