Quien trabaja desde casa también tiene que fichar. El registro de jornada obliga igual que en la oficina y la ley de trabajo a distancia añade que tiene que reflejar fielmente el tiempo trabajado, aunque el horario sea flexible. Aquí tienes qué exige, cómo encaja con la desconexión digital y la privacidad, y cómo organizarlo sin complicaciones.
Qué dice la ley
El punto de partida es el mismo que para cualquier empleado: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar cada día la hora de inicio y de final de la jornada, y a guardar ese registro cuatro años. Para el trabajo a distancia, la Ley 10/2021 lo concreta en su artículo 14:
La Ley 10/2021 regula el trabajo a distancia regular: el que ocupa al menos el 30 % de la jornada en un periodo de tres meses (los convenios pueden bajar ese porcentaje). Pero el registro horario no depende de ese umbral: si alguien teletrabaja un día a la semana, ese día también ficha, porque el artículo 34.9 se aplica a todos.
El acuerdo de teletrabajo: dónde se fija cómo se ficha
El trabajo a distancia regular tiene que pactarse por escrito. Entre lo que debe recoger ese acuerdo (artículo 7 de la Ley 10/2021) hay dos puntos que afectan al fichaje:
- El horario y, dentro de él, las reglas de disponibilidad, si las hay.
- Los medios de control empresarial de la actividad. Aquí conviene decir cómo se va a fichar: desde qué aplicación, si se guarda la ubicación al fichar y para qué.
Dejarlo por escrito evita discusiones después: la persona sabe desde el primer día cómo se registra su jornada y qué datos se recogen.
Horario flexible: se ficha lo que se trabaja
La ley permite que quien teletrabaja flexibilice su horario dentro de lo pactado (artículo 13). Eso no exime de fichar: precisamente porque el horario varía, el registro es lo único que demuestra cuánto se ha trabajado. En la práctica:
- Se ficha al empezar y al terminar, aunque sea a horas distintas cada día.
- Si la jornada se parte (por ejemplo, de 8 a 13 y de 17 a 20), se registran las pausas. Si no, el registro diría que esa persona ha trabajado de 8 a 20.
- Las horas extra también se registran. Que no haya nadie mirando no significa que no existan, y sin registro no se pueden pagar ni compensar bien.
Desconexión digital: el registro también protege al empleado
Las personas que teletrabajan tienen derecho a la desconexión digital fuera de su horario (artículo 18 de la Ley 10/2021 y artículo 88 de la Ley Orgánica de Protección de Datos). La empresa tiene que tener una política interna sobre cómo se ejerce ese derecho.
Un buen registro ayuda a cumplirla: si los fichajes muestran que alguien contesta correos a las once de la noche cada semana, es una señal de que algo no funciona. Y, al revés, fichar no puede servir de excusa para vigilar a nadie fuera de su jornada.
Ubicación y privacidad
La empresa puede controlar que se cumple la jornada (artículo 22 de la Ley 10/2021), pero respetando la intimidad y la protección de datos (artículo 17). Si el sistema de fichaje usa la ubicación del móvil, el artículo 90 de la Ley Orgánica de Protección de Datos exige informar antes, de forma expresa, clara e inequívoca, de que existe y de cómo funciona.
Para que sea proporcionado:
- Que la ubicación se tome solo en el momento de fichar, nunca durante el día.
- Que sirva para lo que se ha explicado (comprobar que se ficha desde el sitio pactado) y para nada más.
- Si la persona teletrabaja siempre desde el mismo sitio, basta con comprobar ese sitio.
Cómo organizarlo sin complicarte
- Fichar desde el móvil o el ordenador, sin instalar nada. Si fichar cuesta más que abrir una página, la gente se olvida.
- Avisos de olvidos para corregirlos el mismo día. En casa es más fácil empezar a trabajar sin acordarse de fichar.
- Correcciones con rastro: si alguien se olvidó, se corrige indicando el motivo, y el fichaje original no se borra.
- Que cada persona vea sus horas por semana y por mes. Es su derecho y evita sorpresas a final de mes.
Con el control horario de Synkro cada persona ficha desde el navegador del móvil o del ordenador. Si alguien teletrabaja desde un sitio fijo, creas un centro con esa dirección y se lo asignas: la ubicación solo se comprueba en el momento de fichar y Synkro no sigue a nadie durante el día. Si se queda sin conexión, el fichaje se guarda en el móvil con su hora y se envía solo al recuperarla. Cuesta desde 2,83 € por empleado y mes con pago anual, IVA incluido, y puedes probarlo 7 días sin tarjeta.
Preguntas rápidas
¿Tiene que fichar alguien que teletrabaja solo un día a la semana?
Sí. El registro de jornada del artículo 34.9 del Estatuto se aplica a todo el personal, trabaje donde trabaje.
¿Puede la empresa ver dónde está quien teletrabaja?
Solo en la medida en que lo haya informado antes y sea proporcionado: por ejemplo, la ubicación en el momento de fichar. Seguir a alguien durante toda la jornada no lo es.
¿Vale que el empleado apunte sus horas en una hoja a final de semana?
Es arriesgado. El registro tiene que ser diario y fiable; una hoja que se rellena después y se puede cambiar sin rastro es difícil de defender en una inspección.
Este artículo es informativo y no sustituye el consejo de tu asesor. Lo revisamos cuando cambia la normativa.