Casi todas las aplicaciones de fichaje parecen iguales en la página de inicio. Las diferencias aparecen después: cuando alguien se olvida de fichar, cuando llega una inspección o cuando la gestoría pide las horas del mes. Estas son las diez cosas que conviene comprobar antes de elegir una, con independencia de cuál acabes usando.
1. Que cumpla la ley de verdad
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores pide registrar cada día el inicio y el final de la jornada, guardarlo cuatro años y tenerlo a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. El Tribunal de Justicia de la UE añadió que el sistema tiene que ser objetivo, fiable y accesible.
Pregunta en concreto:
- ¿Se guardan los registros cuatro años, aunque el empleado ya no esté?
- ¿Puede cada empleado consultar sus propios fichajes?
- ¿Se pueden sacar en un informe para la Inspección sin preparar nada?
2. Que nadie pueda retocar un fichaje sin dejar rastro
Es lo que separa un registro fiable de una hoja de cálculo. Los errores existen (alguien se olvida de fichar la salida), así que la aplicación tiene que permitir corregirlos, pero conservando el fichaje original y quién cambió qué y por qué. Desconfía de cualquier sistema en el que la empresa pueda editar una hora y que no quede constancia.
3. Que esté preparada para el registro digital
El Gobierno tramita un real decreto para que el registro sea digital, no manipulable y accesible a distancia por la Inspección. A noviembre de 2026 todavía no está aprobado, pero el sistema que elijas hoy debería cumplir ya esas tres cosas: así no tendrás que cambiar cuando se publique. Lo contamos en fichaje digital obligatorio: cuándo entra en vigor.
4. Que fichar sea fácil para el empleado
Si fichar cuesta más de un toque, la gente se olvida y el registro se llena de huecos. Fíjate en:
- Si hay que instalar una aplicación o basta con el navegador del móvil.
- Si funciona igual en Android y en iPhone.
- Si el empleado ve de un vistazo si ya ha fichado hoy y cuántas horas lleva.
5. Ubicación sí, vigilancia no
Comprobar que alguien ficha desde su centro de trabajo es útil. Seguirle durante el día no es proporcionado y la ley obliga a informar antes de usar la geolocalización (artículo 90 de la Ley Orgánica de Protección de Datos). Pregunta cuándo se toma la ubicación: lo razonable es que sea solo en el momento de fichar.
6. Que funcione sin cobertura
En obras, naves, sótanos o zonas rurales la conexión falla. Si la aplicación no deja fichar sin internet, ese día no hay registro. Comprueba si el fichaje se guarda en el móvil y se envía solo cuando vuelve la conexión, y si la hora que queda es la del momento de fichar y no la del envío.
7. Que se adapte a cómo trabajáis
Las situaciones que más problemas dan son:
- Varios centros, obras o clientes, cada uno con su ubicación.
- Jornada partida y pausas.
- Turnos de noche que empiezan un día y acaban al siguiente: tienen que contarse enteros, no partirse en dos jornadas raras.
- Teletrabajo, total o algunos días.
8. Que lleve las vacaciones, los permisos y los festivos
Un registro de horas sin ausencias da cuentas equivocadas: una semana con un festivo no tiene las mismas horas que una semana normal. Comprueba que el empleado puede pedir vacaciones y permisos desde el móvil, que la empresa los aprueba en un sitio y que los festivos y las ausencias retribuidas se descuentan solos de las horas que tocaba trabajar. Lo explicamos con ejemplos en vacaciones, permisos y festivos en el registro de jornada.
9. Informes para la Inspección y para la gestoría
Pide ver un informe real antes de contratar. Lo que conviene que tenga: filtros por empleado, fechas y centro, un PDF legible para la Inspección y un Excel con el que la gestoría pueda calcular la nómina sin volver a teclear nada. Si trabajas con una gestoría, pregunta también si puede entrar ella directamente.
10. Precio claro y alguien que conteste
- Precio por empleado y qué incluye: muchas herramientas cobran aparte los informes, los centros o el soporte.
- Sin permanencia: si en temporada alta tienes más gente, que puedas dar altas y bajas sin penalización.
- Prueba gratis con tu equipo real, no solo una demo.
- Soporte de una persona, por email o teléfono, que conteste el mismo día.
- Dónde se guardan los datos y el contrato de encargado del tratamiento que exige el RGPD (artículo 28).
Cómo lo resolvemos en Synkro
Te lo contamos para que puedas comparar con esta misma lista. En el control horario de Synkro cada fichaje queda sellado con una huella SHA-256 encadenada a la anterior y se guarda cuatro años; las correcciones conservan el original. Se ficha desde el navegador del móvil, con la ubicación solo al fichar y también sin cobertura. Hay varios centros, turnos de noche, vacaciones y ausencias con aprobación, avisos de olvidos, informes en PDF y Excel y acceso para tu gestoría sin coste. Cuesta desde 2,83 € por empleado y mes con pago anual, IVA incluido, sin permanencia, y lo puedes probar 7 días sin tarjeta.
Preguntas rápidas
¿Una aplicación gratuita cumple la ley?
Puede, si cumple lo anterior. Lo importante no es el precio sino que el registro sea fiable, se guarde cuatro años y se pueda enseñar. Comprueba sobre todo qué pasa con los datos si dejas de usarla.
¿Puedo seguir con papel mientras decido?
Sí, mientras no se apruebe el registro digital. Pero el papel se puede perder o rellenar a posteriori, y en una inspección es más difícil de defender.
¿Cuánto se tarda en empezar?
Con una herramienta sencilla, una tarde: das de alta a la empresa, invitas a los empleados por email y al día siguiente ya fichan.
Este artículo es informativo y no sustituye el consejo de tu asesor. Lo revisamos cuando cambia la normativa.